Bientôt le grand jour ? Choisir un lieu, une date ou encore un contenu vous semble être une tâche impossible ? Voici la formule de Space2be pour que l’organisation d’un meeting n’ait plus aucun secret pour vous.

Vous devez mener une réunion dans les prochains jours, et vous ne savez pas par où commencer ? Pas de panique ! Space2be vole à votre secours en vous définissant les étapes essentielles pour sortir victorieux de cette épreuve.

D’abord, soyez méticuleux et définissez l’objectif de votre réunion. Comment ? En répondant à certaines questions : quel message voudriez-vous faire passer et à qui ? De combien de temps auriez-vous besoin ? Où encore, quel lieu serait le mieux adapté ? Quant aux invitations, avantagez les associés indispensables pour passer ensuite au reste des invités.

Quel créneau horaire choisir ?

Ensuite, soyez stratégique. Commencez par trouver une date et un créneau adéquats ! Sur son blog, Evernote précise que le cerveau est plus efficace entre 8h et 9h30, 10h et 11h30 ou à partir de 15h. Vous l’aurez compris, il ne s’agit pas de briser le sommeil ou la digestion de vos collaborateurs avec un atelier programmé aux aurores ou juste après le déjeuner. Les deux plages 10h-11h et 15h-16h semblent donc les plus indiquées pour transmettre au mieux votre message. Autrement ? Armez-vous de patience, prévoyez des pauses… Et du café !

Space2be propose des salles de réunion avec tous les services comme le projecteur.

Ma salle, mes besoins

Choisir le lieu de votre réunion n’est pas non plus une tâche aisée. Il doit parfaitement répondre à vos critères. Cela parait une évidence mais vous devrez premièrement sélectionner une salle en fonction de la taille de l’événement. Ni trop petite si vous comptez réunir plus de dix participants. Ni trop grande si vous faites passer un simple entretien d’embauche.

Deuxièmement, songez à choisir le lieu en fonction du rapport qualité/prix. Pas la peine de louer une salle de réunion à la journée pour un événement d’une heure…

Gardez-les en éveil !

Le lieu et la date déterminés, attardez-vous sur le contenu de la réunion, puis sur l’attitude à adopter pour transmettre au mieux votre message le jour J. Que vous soyez à l’aise à l’oral ou non, ce sera la clé de votre réussite.

Et comme nous sommes sympa, Space2be vous livre sa méthode : définissez les points-clés de votre speech. Il faut faire simple et concis ! Ne pas trop dévier de votre sujet initial car personne n’aime les longs discours… N’hésitez pas ensuite à rajouter des exemples concrets pour illustrer votre propos. L’accompagner de visuels en ajoutant tableaux et images via un paperboard ou un écran est une autre façon de le soigner. Enfin, réveillez-les avec humour ! N’ayez pas peur de prendre un ton humoristique pour détendre l’atmosphère. Et, ainsi, commencer votre réunion en toute zenitude.

Soyez souriant pendant une réunion et faites passer votre message avec humour.