Pandémie mondiale, nouvelle organisation hybride du travail entre présentiel et distanciel, responsabilité sociétale des entreprises, la location d’une salle de réunion à Paris est soumise à de nouvelles règles. Voilà ce qui change en 2022.

Ces dernières années, notamment lors de la crise sanitaire, les entreprises ont délaissé le mode de travail traditionnel : se rendre chaque jour au même endroit, dans des salles louées ou achetées par l’entreprise. Le service de location de salles de réunion est apparu pour répondre au besoin des entreprises de réunir ceux qui travaillent ensemble dans une salle spécifique à la disposition des employés concernés. 

Aujourd’hui, de nombreux salariés sont des digital nomades, ce qui signifie que lorsqu’ils travaillent dans leur entreprise, ils n’ont pas besoin de se rendre dans une salle spécifique. Les réunions se déroulent en ligne et le travail se fait à domicile ou dans une salle choisie par l’employé. L’entreprise ou le commerce fait des économies. Ainsi, pour réunir les salariés de manière ponctuelle, il n’est pas question de louer des locaux toute l’année mais plutôt de faire appel à la location d’une salle de réunion. Aussi, certaines entreprises choisissent de louer une salle qui répond à d’autres besoins : dépaysement, création d’un événement, organisation d’un séminaire. Dans de nombreux cas, la location d’une salle de conférence semble être la solution idéale pour les entreprises ou les start-ups.

Salle de réunion à Paris et ailleurs !

Ce sont non seulement des lieux où les gens se rencontrent pour réfléchir ensemble, créer des synergies, de nouveaux projets, mais ce sont aussi des lieux d’apprentissage. Ils doivent donc être équipés d’un ensemble d’outils modernes pour le travail collaboratif (équipements audiovisuels, notamment de visioconférence, tableaux blancs lavables, mobilier modulable…). Mais surtout, ils doivent offrir un environnement physique qui soit hygiéniquement irréprochable et écologiquement optimal (absence d’exiguïté, renouvellement d’air suffisant, conditions acoustiques adaptées, confort hygrothermique). En effet, un certain nombre d’études montrent un impact significatif des conditions physiques d’une pièce sur nos capacités cognitives.

Une visioconférence, c'est la grande tendance dans les réunions 2022.

Et puis, pour le bien-être des participants, veillez à prévoir une salle de réunion susceptible de supporter les visioconférences avec tout le matériel nécessaire. Projecteur, micros et enceintes pour permettre aux télétravailleurs de s’inviter à la réunion que vous avez envie d’organiser. Le télétravail ayant pris une place primordiale dans la nouvelle organisation hybride du travail, toutes les conditions doivent ainsi être réunies pour offrir cette alternative comme chez Space2be.

La sécurité sanitaire en priorité

Il est toujours possible de réunir les employés dans un espace de travail fermé pour des événements professionnels (réunions, séminaires, conférences, séances de brainstorming). Cependant, ces espaces doivent respecter le protocole sanitaire covid-19 afin d’offrir un espace sain aux participants. Un effort doit être fait pour concevoir l’espace de manière à créer un environnement de travail idéal. Le sens des déplacements dans les différents espaces doit être clair. Cela peut se faire en installant un système de signalisation au sol pour aider les travailleurs à s’orienter dans la zone. Cette signalisation peut être complétée par une signalétique sur les murs de la salle de réunion. 

L’affichage doit également être un point central du protocole sanitaire. Plusieurs affiches doivent être visibles dans le centre d’affaires, de l’entrée aux différents espaces de travail. A l’entrée, il faut expliquer l’application des gestes barrières et l’obligation de porter un masque. D’autres affiches peuvent détailler plusieurs points : où se laver les mains et à quelle fréquence, quelles salles sont ouvertes et où s’asseoir, etc ; la capacité maximale de chaque pièce doit être précisée.

Limiter l’empreinte carbone des participants

Il faut absolument limiter l'empreinte carbone de vos participants.

Si vous souhaitez maximiser la quantité de lumière naturelle dans votre salle de réunion, rien de mieux qu’une salle avec un accès à l’extérieur, une terrasse ou même un jardin. L’accès à la nature apporte une atmosphère relaxante et agréable à vos événements professionnels. Et pour améliorer l’empreinte carbone de tous les participants, louez une salle de réunion facilement accessible par les transports en commun ou à proximité de leur lieu du vie. La responsabilité sociétale de l’entreprise en sera récompensée.