Choisir sa salle de réunion n’est pas aisé. Salle de réunion, salle de séminaire, salle de conférence, salle de formation, salle de conseil. Tous ces termes désignent un lieu où se déroulent les événements importants de l’entreprise. Le choix du lieu ne doit jamais être pris à la légère, car le succès de l’événement en dépend en grande partie.
Bien choisir sa salle de réunion… Que vous souhaitiez réunir plusieurs employés, annoncer le lancement d’un produit ou accueillir un client spécifique, de nombreux sites du catalogue de séminaires proposent des salles de réunion adaptées. Ces salles sont disponibles dans une variété de styles et sont équipées de manière professionnelle pour faire de vos présentations un succès. Les salles de réunion sont souvent le reflet du lieu, parfois formelles, parfois avec charme et caractère, et parfois avec un style atypique. En fonction de votre originalité et du nombre d’invités, vous pouvez trouver une salle de conférence qui vous convient parmi le large éventail d’options disponibles.
Pour vous aider à choisir la salle de réunion idéale pour votre événement d’entreprise, nous avons compilé quelques informations de base à prendre en compte lors du choix. Cet article est un guide complet de tout ce que vous devez savoir pour choisir la bonne salle de réunion.
Choisir sa salle de réunion selon l’événement
Tout d’abord, il est important de déterminer le budget nécessaire à l’organisation du prochain événement professionnel. Si vous avez un grand nombre de participants venant de l’étranger, il est conseillé de louer une grande salle à Paris.
Si vous envisagez de louer une salle de conférence, il est également important de considérer le type d’événement que vous souhaitez organiser. Notez que si vous prévoyez une présentation d’un tout nouveau produit ou service, il est conseillé de louer une salle de théâtre. Si vous organisez un séminaire, vous devriez envisager de louer une salle de classe. Le nombre de participants peut également déterminer votre choix.
Les salles de réunion peuvent être utilisées pour des réunions traditionnelles, ainsi que pour des réunions générales, des séminaires et des sessions de formation. Elles peuvent accueillir plus ou moins de personnes. Il suffit de réserver la salle qui correspond au nombre de personnes dont vous avez besoin. Ces salles de location peuvent également être idéales pour les entreprises dont les équipes sont dispersées dans toute la France, voire à l’étranger, mais qui ont parfois besoin de rassembler tous leurs collaborateurs en un seul lieu. La location d’une salle de réunion ou de séminaire semble être la meilleure option, surtout si le centre d’affaires dans lequel elle se trouve est facilement accessible et proche des transports. Le centre d’affaires Space2be, situé à Paris, correspond exactement à ces critères. Paris étant un lieu de transit important, ce centre d’affaires est le lieu idéal pour organiser des réunions !
Une salle de réunion selon sa disposition
Cela peut sembler sans importance, mais l’aménagement de la salle, le mobilier et l’équipement appropriés contribuent à créer les conditions d’une réunion, d’un séminaire ou d’un congrès réussi. Voici quelques conseils pour anticiper ces aspects logistiques et faire de votre événement un succès.
Salle de réunion avec table ronde (ou ovale) :
Cette salle de réunion est équipée d’une grande table ronde ou ovale et de chaises tout autour. Il est idéal pour une réunion du conseil d’administration, une séance de brainstorming ou une réunion informelle sans présentateur ni modérateur. Il permet à chacun de s’exprimer dans une atmosphère conviviale car il encourage l’échange de vues et permet à chacun d’exprimer ses idées.
Le plan de table a la forme d’un « U » :
Si vous avez plus de vingt participants, nous vous recommandons d’utiliser une salle de conférence en forme de « U ». En d’autres termes, les chaises et les tables sont disposées en forme de « U ». Il convient aux présentations et aux vidéoconférences. Cette solution est généralement adaptée à une réunion d’affaires.
Disposition en théâtre :
Cette configuration est adaptée aux réunions avec un grand nombre de personnes. Il est très pratique pour les réunions avec un grand nombre de participants nécessitant la présence d’un modérateur. Les chaises sont disposées de manière à optimiser l’espace. Cette disposition en théâtre est adaptée aux présentations de produits et aux séminaires. D’autre part, cette disposition n’est pas propice aux échanges entre les participants.
Salle de réunion avec table rectangulaire :
Une salle de réunion avec une table rectangulaire est idéale pour les conférences ou les réunions. Assis face à face, les participants peuvent mieux communiquer entre eux.
Choisir sa salle de réunion en fonction de l’équipement
L’équipement de salle de réunion que vous choisissez doit pouvoir répondre aux exigences que vous lui imposez dans votre vie quotidienne. Une salle conçue pour des réunions traditionnelles aura besoin d’un équipement différent de celui d’une salle où des personnes créatives peuvent travailler et échanger des idées. Il est donc important de bien réfléchir à la solution la plus adaptée aux besoins de vos employés.
Si vous envisagez d’organiser des réunions créatives ou des sessions de travail en groupe, il est important de disposer de la bonne technologie pour optimiser le travail de groupe. Vous devrez choisir des accessoires tels que des écrans tactiles, des caméras vidéo, des pieuvres téléphoniques, des pointeurs, etc.
Pour que la salle de réunion soit adaptée aux présentations de projets ou aux vidéoconférences, vous devrez utiliser les outils de vidéoconférence appropriés. Par exemple, vous aurez besoin d’un réseau de communication rapide et stable, d’un projecteur vidéo, d’un écran, de caméras vidéo, d’une pieuvre téléphonique, etc.
N’oubliez pas la luminosité, l’accessibilité et l’environnement
Après avoir déterminé le type, la disposition et l’équipement de l’événement, il faut tenir compte de l’emplacement géographique et de l’éclairage de la salle de conférence. Il est évident que le confort de vos participants est primordial.
La chose la plus importante à garder à l’esprit lors du choix d’une salle de conférence est d’adapter l’emplacement à l’endroit où vivent vos visiteurs. Envisagez une salle de réunion située au centre, où l’adresse de chaque participant est accessible. Il sera ainsi facile de réunir tout le monde sans restriction. Vous pouvez également changer de lieu et choisir une salle de réunion en dehors de la ville. Vous offrirez ainsi aux participants un changement d’environnement et optimiserez leur créativité.
Enfin, et surtout, l’accessibilité. Choisissez une salle de réunion facilement accessible en termes de transport. Préférez les structures qui sont proches des arrêts de transports publics tels que le bus, le train ou même l’avion.
