Le desk sharing ou hot desking sont des nouveaux termes pour qualifier les nouveaux bureaux nomades. Space2be vous en dit plus sur cette tendance.

Hot desking ou non ? C’est la question que se posent aujourd’hui de nombreuses entreprises qui cherchent à tirer le meilleur parti de leurs bureaux. Space2be a mené l’enquête pour vous livrer les meilleurs éléments de réponse.

Qu’on le veuille ou non, la principale motivation des bureaux nomades est de réduire les coûts en économisant de l’espace et de l’énergie. Plébiscités par les employeurs, les hot desks peuvent réduire les coûts jusqu’à 30 % et sont conçus pour encourager la collaboration entre des employés qui ne travaillent normalement pas dans les mêmes lieux.

 

Space2be vous dit tout sur le desk sharing ou hot desking.

 

En revanche, l’idée de partager l’espace s’est avérée moins populaire que prévue. Dans cet article blog, nous parlerons des avantages et des inconvénients des bureaux nomades et nous verrons si cela vaut la peine d’investir dans des économies d’espace de bureau.

Avantages du Desk sharing ou hot desking

Quand on imagine une vie de bureau (de cinq à neuf ans en moyenne) dans une entreprise, on s’attend généralement à ce que les employés aient leur propre bureau. Cette situation a peut-être vécue au regard des évolutions et des tendances dans l’immobilier d’entreprise et les centres d’affaires. Le coworking s’est aussi développé pour offrir des espaces à des salariés venant même de différentes entreprises dans des secteurs d’activité variés.

La réduction des coûts, l’engagement des employés et l’innovation sont quelques-uns des avantages des bureaux nomades. Saviez-vous par exemple que la plupart des études sur le sujet montre que le hot desking ou le desk sharing peuvent faire économiser aux entreprises plusieurs milliards d’euros par an ?

 

Le hot desking ou desk sharing facilite les échanges entre salariés.

 

L’idée du hot desking était à l’origine populaire pour les employés travaillant quotidiennement dans de grandes organisations à des postes transversaux avec plusieurs équipes. Il permettait alors à différents employés d’utiliser le même espace, ce qui était bénéfique pour le travail en équipe, notamment pour les personnes avec des horaires différents. C’était alors une opportunité supplémentaire pour les personnes oeuvrant sur un même projet de se croiser et d’échanger.

De la même manière que la conception originale des bureaux de Google encourage la créativité entre les employés et de les mélanger entre services, le hot desking peuvent également offrir cette même possibilité aux employés. La probabilité d’un mélange entre différents départements augmente, c’est une tendance, et peut naturellement conduire à mettre en place de nouveaux process au sein des organisations.

Desk sharing et flex office

La flexibilité du travail est également facilitée. La réduction de l’absentéisme, l’augmentation de la productivité et la fidélisation du personnel sont autant d’avantages du travail flexible, qui est devenu de plus en plus populaire ces derniers temps.

Dans une culture d’entreprise où la flexibilité du travail semble récolter les fruits, le bureau partagé n’est-il pas une bonne idée ? Lorsqu’ils sont administrés correctement, les hot desks peuvent non seulement vous procurer un personnel plus heureux, mais aussi plus productif.

Et à une époque où nous sommes tous si dépendants de la technologie, pourquoi ne pas investir dans un système de hot desking efficace ? Le fait d’avoir le bon matériel et le bon logiciel en place rendra la réservation d’un poste de travail aussi simple que possible, ce qui renforce encore le concept.

L’envers de la médaille de ces bureaux nomades

Si certains rapports affirment que les hot desks, en favorisant une main-d’œuvre agile, peuvent contribuer à améliorer le moral des employés, d’autres ne sont pas d’accord.

L’organisation du hot desk est primordial et si elle n’est pas adaptée, celle-ci peut rapidement provoquer des heurts. Par exemple, vous avez commencé tôt, vous vous êtes rendu au travail et vous devez maintenant trouver un bureau vide et installer tout ce dont vous avez besoin pour la journée avant de tout remballer. Pour certains, il n’est pas surprenant que les hot desks de certaines organisations qui n’ont peut-être pas investi dans un système de réservation sans faille soient une nuisance. Il faut tout prévoir en amont pour ne pas laisser un salarié sur le carreau et nuire ainsi à sa productivité et, in fine, aux résultats de l’entreprise.

 

L'hygiène est primordiale dans un espace de hot desking.

 

L’hygiène peut également être source de problèmes pour ce genre de bureaux partagés. Des études montrent que le risque d’infection peut être plus élevé sur les lieux de travail qui pratiquent le hot-desking. Le fait de devoir partager un bureau ou un clavier avec des travailleurs qui n’ont pas forcément une bonne hygiène vie peut vite générer des conflits. Et des pandémies comme celle liée à la Covid-19 peuvent forcément ralentir son implémentation.  

Dernier inconvénient du hot desking, le manque de personnalisation et de style de votre espace de travail. Terminé d’afficher la photo de votre famille, de faire une farandole de post-it autour de vos écrans. ! Vous ne pouvez pas personnaliser votre bureau et, force est de le reconnaitre, nous aimons tous le faire à des degrés divers pour notre confort, notre bien-être ou notre concentration ! Ça ne peut plus être le cas avec le desk sharing ou hot desking.

Et si les hot desks peuvent parfois encourager une interaction supplémentaire entre les employés, ils peuvent parfois être assez isolants. L’absence d’une base solide et le fait de devoir se déplacer d’une équipe à l’autre peuvent miner le moral des troupes.

Vous avez toutes les cartes en main pour aire votre un choix. Un choix stratégique qui impactera forcément la productivité de vos salariés. Pour le meilleur ou pour le pire !