Vous vous êtes toujours demandé comment bien choisir votre salle de réunion ? En effet, en fonction de votre objectif, du temps passé ou de votre situation géographique, certains critères sont essentiels à prendre en compte. Space2be vous en dit plus sur le sujet ! 

Le choix de la salle de séminaire dépend notamment du nombre de participants, mais aussi de l’objectif de la réunion.  Ainsi, différents critères doivent être pris en compte afin de faire le meilleur choix pour sa réunion.

 

Une salle de réunion Space2be dans le 15e arrondissement de Paris.

 

La taille et l’agencement de la salle de réunion

Il faut faire attention à la taille de la salle, en fonction du nombre de participants. En effet, il est nécessaire que la salle de séminaire soit suffisamment grande pour accueillir le nombre de participants souhaité, et ce dans de bonnes conditions d’installation. Toutefois, elle ne doit pas être trop grande, car cela donnerait une mauvaise impression et pourrait également aggraver les conditions de la réunion, notamment pour l’orateur si ce dernier se retrouve trop loin de son auditoire.

Outre la taille, la disposition de la pièce est également un critère de choix. En effet, selon l’agencement souhaité pour la réunion, une salle rectangulaire ou carrée n’aura pas le même effet sur la réunion. La disposition peut être choisie en fonction de l’objectif de la réunion.

 

L'équipement, comme la présence d'un rétro-projecteur, est essentiel dans une salle de réunion.

 

L’équipement de la salle de réunion

Lorsque vous choisissez votre salle de séminaire, vous devez également vous assurer que l’équipement nécessaire est présent. L’équipement le plus courant est le suivant : projecteur vidéo, installations audio, écran de projection, tableau blanc, tableau de conférence. D’autres installations telles que la climatisation ou le chauffage sont également un plus. La connexion Internet est évidemment indispensable. Enfin, les équipements tels que le papier et les stylos sont un plus.

Le style de la salle de séminaire

Ce n’est peut-être pas le critère principal dans le choix d’une salle de séminaire, mais il peut contribuer à la réussite d’une réunion. En effet, selon l’objectif de la réunion, des éléments tels que le décor et l’atmosphère créés par la salle peuvent contribuer à atteindre les objectifs souhaités. On peut aller vers quelque chose de plus ou moins conventionnel et formel. Pour briser les codes, pourquoi ne pas opter pour une pièce sous forme de salon avec des canapés confortables, par exemple ?

 

Les services additionnels ne sont pas à négliger non plus pour la location d'une salle de réunion.

 

Le lieu de la salle de réunion

L’emplacement de la salle est également un critère de choix. Il est important de garantir l’accessibilité des participants, que ce soit par la possibilité d’utiliser les transports publics, l’existence d’un parking ou la proximité d’autres installations telles que le logement. L’originalité du lieu, de son environnement et du paysage environnant peut également jouer un rôle dans le choix d’une salle de séminaire.

Les services additionnels

Une organisation qui vous permet de profiter de la location de salles à l’heure, à la demi-journée ou à la journée, voire sur une plus longue période, offre une certaine souplesse dans l’organisation d’un programme de séminaire. Les services spécifiques proposés sur place sont également un plus dans le choix d’une salle de séminaire. Par exemple, la présence d’un traiteur, ou d’un service de restauration sur place, ou encore l’organisation de pauses ou de café de bienvenue, qui feront le bonheur des participants.

Il ne vous reste plus qu’à faire votre choix et à bien préparer votre pitch ou votre ordre du jour avant d’apparaitre devant vos collaborateurs le jour J !